sexta-feira, 8 de fevereiro de 2013

Profissão - Secretária

Olá meninas, não sei se sabem mas eu trabalho já à cerca de 1 ano e pouco numa empresa familiar e sou secretária.

Então vou vos explicar um pouco do meu início. Como sabem, ninguém nasce ensinado. Então quando saímos da escola e vamos trabalhar… Uiii tudo o que nos ensinaram na prática, nada é igual.


1º Passo: Todo o arquivo tem que ser revisado, desde clientes, fornecedores, pagamentos, faturas … Caso o arquivo não esteja em condições comprem capas, façam tudo à vossa maneira. É essencial vocês verem onde estão as coisas e guarda-las a vossa maneira para caso faça falta algum documento.





2º Passo: Se é necessário arquivar alguns documentos caso haja já na secretária, não se ponham a pensar onde vão arquivar, façam uma pasta imediatamente e façam separações. Por exemplo: Pasta orçamentos – Ponham separações do alfabeto para os clientes (caso não tenha pasta especifica)








3º Passo: O computador é certamente o 1º passo para vocês. Está errado! Depois de revisarem o arquivo inteiro. Vão ao computador ver se está tudo em ordem. Caso não esteja, comprem uma pen com muito espaço de armazenamento para vocês fazerem já uma pasta com o nome da empresa e dentro da mesma outras pastas (clientes, notas de encomenda, orçamentos, cópias de emails…). É extremamente essencial ter tudo à mão e tudo à vossa maneira. Tentem explorar o computador ao máximo. Caso não o façam nunca irão saber nada.





4º Passo: Programa de faturação. Caso o programa já tenha balanços, mapa de vendas, mapa de compras… Revisem isso tudo é muito importante verem se a empresa progrediu.
Tirem um mapa de faturas em atraso de clientes e dos fornecedores. Caso haja envie de imediato emails/telefonemas de Regularização de Saldo para os clientes. Os fornecedores terão de ser pagos após a data de expiração de vencimento (30 dias, 60 dias, 90 dias).





5º Passo: Telefonemas. Um cliente telefona a perguntar por algo que vocês não têm a noção do que é. Vocês não podem dar a explicação que são novas na onda :P mas caso já estão por dentro do assunto já podem dar explicações. Caso não, passem o telefonema ao responsável da empresa.






6º Passo: Orçamentos: Vejam os orçamentos mais recentes, vão estar arriscadas a um cliente ligar e perguntar algo sobre o orçamento. Em termos dos preços, façam o orçamento e mostrem sempre ao responsável, nunca façam à vossa maneira. E façam todas as contas no papel, porque eventualmente o orçamento poderá ser mudado.





7ºPasso: Os pedidos. Um cliente quando envia um pedido de fabricação de algum produto envie sempre para a área de produção, nunca espere que alguém lhe vá dizer para o fazer. Caso tenha alguma dúvida em termos de medidas, de material pergunte primeiro ao responsável, caso ele não saiba ligue ao cliente e esclareça tudo. Não faça nada à sua maneira.

8ºPasso: Divulgação da empresa. Neste momento é efetivamente muito importante a divulgação da empresa que está a trabalhar. Reúna um conjunto de emails de vários sectores dos quais vocês tenham ligação de venda sobre eles, assim até mesmo as outras empresas poderão dar um feedback da sua empresa a outras.

9:Passo: Seja responsável, não falte quando vocês querem. Um empregado tem que ser exemplar. Com esforço e dedicação e também muitaaaaa luta podem subir sempre de cargo. Nunca desistam dos vossos sonhos.
 Caso precisem de ajuda para qualquer tarefa ou estão a começar a trabalhar nesta área façam me perguntas através do blog porque vou estar inteiramente disponível para vocês. 

Nota: Isto é apenas o que eu fiz, vocês podem usar as vossas técnicas caso vos seja mais fácil. Aceito criticas :)

Beijinhos


2 comentários:

  1. Bem Soraia, estou no mesmo ramo e na realidade a maneira mais facil de estar dentro de tudo é seguir esses passos, muita gente pensa que o que importa está no computador mas não é bem assim, uma secretaria tem de estar dentros dos assuntos anteriores para saber como lidar com qualquer situaç~so que surja...

    bjinhx =)

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  2. Olá Gi... Obrigada por leres o meu resumo. Isto é só uma terça parte :( Trabalho à pouco mais de 1 ano mas já deu para entender que do lado de uma secretária há uma palavra muito forte. RESPONSABILIDADE.

    Beijinhos

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